PHÒNG TỔ CHỨC, HÀNH CHÍNH và CƠ SỞ VẬT CHẤT
(Office of Organization, Administration and Facilities Management)
Điện thoại: +84(0)234.3522535 Fax: +84(0)234.3538482
- Cơ cấu tổ chức: Số lượng CBVC: 17 người
Trưởng phòng: ThS Dương Văn Thành Email:duongvanthanh@huaf.edu.vn
Phó trưởng phòng: ThS Đinh Thị Song Thủy Email:dinhsongthuy@huaf.edu.vn
Phó trưởng phòng: TS. Dương Viết Tân Email: duongviettan@huaf.edu.vn
- Chức năng và nhiệm vụ
2.1. Chức năng
Phòng Tổ chức, Hành chính và Cơ sở vật chất có chức năng tham mưu, tổng hợp giúp Hiệu trưởng thực hiện quản lý nhà nước trong công tác tổ chức bộ máy, nhân sự; bảo vệ chính trị nội bộ; công tác chính trị tư tưởng của cán bộ, viên chức và Hợp đồng lao động (CBVCLĐ); công tác hành chính nghiệp vụ, sự vụ, công tác tổng hợp, văn thư – lưu trữ; công tác thi đua, khen thưởng, kỷ luật; thực hiện công tác thanh tra, kiểm tra, giám sát, pháp chế theo quy định hiện hành; công tác bảo vệ, an ninh, trật tự, quân sự và quản lý điều hành xe ô tô phục vụ hoạt động của Nhà trường.
2.2. Nhiệm vụ
Nhiệm vụ về công tác Tổ chức – Nhân sự
– Xây dựng tổ chức bộ máy của nhà trường theo quy định của Nhà nước, của Đại học Huế phù hợp với tình hình phát triển của nhà trường như: Xây dựng đề án thành lập, giải thể, cơ cấu các phòng, khoa, bộ môn, trung tâm, đơn vị trực thuộc.
– Tư vấn công tác cơ cấu tổ chức, nhân sự, chế độ chính sách; hướng dẫn thực hiện các Luật, Nghị định, Thông tư và các quy định của cấp trên và triển khai cho các đơn vị.
– Lập kế hoạch nhu cầu biên chế và phương án phân phối chỉ tiêu tuyển dụng viên chức cho các đơn vị hàng năm trình Hiệu trưởng. Tổ chức thực hiện tuyển dụng cán bộ viên chức mới, chuẩn bị văn bản để Hiệu trưởng ký các hợp đồng lao động.
– Chủ trì, phối hợp các đơn vị liên quan về việc bổ nhiệm, điều chuyển và sắp xếp, bố trí cán bộ viên chức cho phù hợp nhiệm vụ.
– Chủ trì, phối hợp các đơn vị liên quan trong việc giải quyết các thủ tục về đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ quản lý, chuyên môn, giảng viên, cán bộ hành chính, phục vụ.
– Chủ trì, phối hợp các đơn vị liên quan trong việc xây dựng chiến lược phát triển đội ngũ theo từng giai đoạn trung hạn, dài hạn.
– Sắp xếp, bố trí, tiếp nhận, điều động cán bộ trong nhà trường phù hợp với chức năng, nhiệm vụ và quy mô phát triển của từng đơn vị; đề xuất bổ nhiệm, miễn nhiệm cán bộ theo phân cấp.
– Làm đầu mối trong việc xây dựng các văn bản quy định về chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị, các tổ chức trong nhà trường.
– Quản lý, cập nhật, bổ sung hồ sơ, lý lịch và sổ Bảo hiểm xã hội của cán bộ, viên chức và hợp đồng lao động (CBVCLĐ).
– Chủ trì, đề xuất thành lập các hội đồng tư vấn, tham mưu cho Hiệu trưởng như: Hội động tuyển dụng, Hội đồng nâng lương, Hội đồng thi đua – khen thưởng, Hội đồng kỷ luật, Hội đồng xét nâng lương, nâng ngạch…các loại hội đồng liên quan đến nhân sự và chế độ, chính sách cán bộ.
– Thực hiện các công việc liên quan đến chế độ, chính sách của CBVC trong khả năng và quyền hạn như: theo dõi, tập hợp chấm công, chấm độc hại, tiền thưởng, chế độ nâng lương, chuyển xếp ngạch, nâng ngạch, nghỉ hưu, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, chế độ đi học, đi đào tạo, bồi dưỡng, chế độ nghỉ phép, ốm đau, thai sản và phụ cấp khác theo quy định của nhà nước….
– Thực hiện công tác chính trị tư tưởng, làm đầu mối trong việc phổ biến, tuyên truyền các chủ trương, chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước đến CB, VC, HĐLĐ trong Trường.
– Chủ trì, làm đầu mối thực hiện công tác thống kê, quản lý, cập nhật dữ liệu quản lý CBVC&LĐ của Trường Đại học Nông Lâm bằng các phần mềm: Quản lý nhân sự của ĐHH và Quản lý giáo dục (của riêng Trường Đại học Nông Lâm); báo cáo tình hình sử dụng lao động, phân loại lao động, định kỳ báo cáo với BGH và cấp trên (ĐHH, Bộ GD&ĐT).
– Chủ trì, phối hợp với các đơn vị chức năng (PA83, PC61, ban TCCB-ĐHH) thực hiện công tác bảo vệ chính trị nội bộ, bảo vệ bí mật nhà nước.
– Thẩm tra, xác minh lý lịch CBVC&LĐ khi cần thiết.
– Đề xuất, tư vấn và thực hiện đúng quy trình, quy định về việc ký kết các loại hợp đồng lao động, tham gia cùng Đại học Huế thực hiện đúng, đủ các việc có liên quan đến thi tuyển viên chức; điều động, luân chuyển, thi chuyển ngạch, nâng ngạch hàng năm.
– Xây dựng bộ máy và tổ chức điều hành trong Trường, các nội quy, quy định về quản lý CBVC và lao động.
– Xây dựng và thực hiện các quy trình công tác trong lĩnh vực tổ chức, nhân sự, hành chính.
– Tổ chức quản lý, lưu trữ hồ sơ lý lịch của CBVC trong Trường, bổ sung lý lịch hàng năm, thống kê, báo cáo số lượng và chất lượng CBVC theo quy định.
– Quản lý hộ khẩu tập thể của CBVC, quân dự bị, sĩ quan dự bị và động viên quân sự trong CBVC Trường.
– Xét và cấp các lọai giấy tờ trong phạm vi đã được quy định (giấy chứng nhận CBVC, giấy nghỉ phép, giấy giới thiệu, xác nhận lý lịch, quá trình công tác…).
– Tổng hợp, phân tích các văn bản về thủ tục hành chính, tổ chức quản lý do các đơn vị đề xuất và các văn bản khác liên quan đến nhân sự trình Hiệu trưởng quyết định.
– Quản lý toàn bộ phần việc liên quan đến tổ chức – nhân sự bởi phần mềm thống nhất của Đại học Huế.
– Xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch về công tác thanh tra của Trường theo năm học; thực hiện các công tác thanh tra, pháp chế của nhà trường theo quy định hiện hành và đề xuất giải quyết các vụ việc khi có dấu hiệu vi phạm.
– Trực tiếp giải quyết các đơn thư khiếu nại, tố cáo của cán bộ, viên chức, sinh viên trong Trường và nhân dân liên quan đến hoạt động của Phòng TCHC và nhà trường theo quy định hiện hành.
– Soạn thảo và đề xuất Hiệu trưởng ban hành các văn bản liên quan công tác thanh tra, pháp chế, công tác phòng, chống tham nhũng, công tác giáo dục pháp luật.. của Trường theo quy định hiện hành.
Nhiệm vụ về công tác Hành chính – Thi đua khen thưởng
– Xây dựng chương trình, lập kế hoạch công tác của nhà trường theo từng giai đoạn: tháng, quý, học kỳ và năm học.
– Thực hiện công tác hành chính, tổng hợp văn thư, lưu trữ, quản lý và sử dụng con dấu của nhà trường. Soạn thảo, ban hành văn bản thuộc các lĩnh vực tổ chức, nhân sự, hành chính, văn thư, lưu trữ. Chỉ đạo nghiệp vụ hành chính, văn thư -lưu trữ đối với cán bộ làm công tác văn thư, văn phòng các đơn vị trực thuộc Trường.
– Quản lý phòng truyền thống; quản lý Nhà đa chức năng, phòng hội thảo, các phòng họp; công tác lễ tân, khánh tiết, âm thanh, ánh sáng trong hội trường, phòng hội họp thuộc phòng quản lý.
– Thẩm định thể thức văn bản của các đơn vị soạn thảo trước khi trình lãnh đạo nhà trường (Hiệu trưởng và Phó Hiệu trưởng) ký ban hành.
– Theo dõi, nắm tình hình, tổng hợp, thống kê báo cáo về công tác hành chính và các hoạt động của nhà trường.
– Quản lý và phục vụ các đoàn khách đến làm việc nhằm đảm bảo lưu trú cho khách của nhà trường.
– Phối hợp tổ chức các hội nghị, các ngày lễ; tổ chức phục vụ lễ tân, khánh tiết của Trường, phục vụ công tác của Ban giám hiệu và các hoạt động chung của nhà trường.
– Phối hợp với các đơn vị liên quan giúp Hiệu trưởng, Phó Hiệu trưởng gặp tiếp xúc, trao đổi với các cơ quan Đảng, chính quyền, đoàn thể trong và ngoài Trường; đối thoại với CB, VC, HĐLĐ, sinh viên, học sinh, học viên và nhân dân theo định kỳ hàng tháng.
– Điều hành và quản lý xe ô tô phục vụ các hoạt động của Trường.
– Lập lịch công tác tuần (vào chiều thứ 6 hàng tuần), thông báo đến các đơn vị và theo dõi đôn đốc việc thực hiện lịch công tác này. Đồng thời sắp xếp, bố trí địa điểm cho các hoạt động theo lịch công tác hàng tuần.
– Công tác Văn thư: Nhận, gửi công văn, báo chí, thư tín từ các cơ quan có liên quan và từ bưu điện về trường và chuyển về các đơn vị, cá nhân có liên quan trong toàn trường, dự thảo công văn, báo cáo theo yêu cầu của hiệu trưởng.
– Quản lý, kiểm tra và xử lý, bảo mật và lưu trữ các văn bản đi, đến theo quy định; Cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho các CB-VC và lao động của trường theo công lệnh đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt, cung cấp thông tin từ mạng ĐHH cho các bộ phân liên quan.
– Quản lý, sử dụng, giữ gìn con dấu của Trường đảm bảo nguyên tắc, đúng quy định hiện hành của Nhà nước và của Trường.
– Pho to, đánh máy tài liệu phục vụ công tác và hội nghị của trường.
– Quản lý nhà truyền thống, quản lý và điều phối các phòng họp và các thiết bị nghe nhìn phục vụ cho công tác chung của trường.
– Theo dõi kiểm tra điện tín, điện báo, điện thoại, Fax, internet trong toàn trường, hàng tháng chuyển biên lai, hóa đơn điện thoại, fax, internet cho Tài vụ trường và đơn vị sử dụng biết để thanh toán.
– Phục vụ lễ tân, khánh tiết cho các hội nghị, hội thảo, đại hội của trường và đặt mua quà lưu niệm, cơm khách, tiệc chiêu đãi theo kế hoạch.
– Theo dõi, tổng hợp, điều phối và đôn đốc các đơn vị trong trường thực hiệnđúng các kế hoạch công tác ngắn và dài hạn của Trường.
– Dự thảo báo cáo, công văn v.v..của trường theo yêu cầu của Hiệu trưởng.
– Chịu trách nhiệm làm việc với các đơn vị thông tin đại chúng (khi có ủy quyền) về đưa tin, thông tin về Nhà trường, quảng cáo nhà trường, hội nghị…
– Quản lý và điều động các loại xe, máy của trường;Kiểm tra, theo dõi về mặtkỹ thuật xe thường xuyên và định kỳ theo đúng qui định.
– Thực hiện công việc hiếu, hỹ theo chế độ và thông báo kịp thời cho CB-VC và lao động trong toàn trường.
– Chịu trách nhiệm in ấn và phát hành lịch (nếu có), thư chúc tết gửi các đơn vị, cơ quan và cá nhân (CBVC đương nhiệm và CBVC đã nghĩ hưu). Phối hợp với phòng KHCN-HTQT về việc gửi thiếp chúc mừng năm mới cho các chuyên gia nước ngoài.
– Phục vụ các dịch vụ, phục vụ công sở cho Ban giám hiệu và các hoạt động chung của Nhà trường.
-Triển khai, hướng dẫn, tổng hợp, theo dõi, thẩm định các thủ tục trong công tác thi đua khen thưởng, kỷ luật của Trường;
– Tham gia đánh giá viên chức hàng năm trong các kỳ bình xét thi đua; Hướng dẫn thủ tục trong công tác xét duyệt, phong tặng các danh hiệu cho CB-VC và lao động.
– Chủ trì, tham mưu, tham gia hoàn thiện các Quy định về thi đua – khen thưởng của Nhà trường hàng năm.
– Đăng ký thi đua, tổng hợp và tham gia thẩm định sáng kiến, cải tiến trong công tác của CBVCLĐ toàn trường.
– Thực hiện thống kê và quản lý công tác thi đua, khen thưởng tập thể và cá nhân của Trường theo quy định hiện hành.
– Thực hiện, hướng dẫn, triển khai, tổng hợp công tác xét đề nghị phong tặng các danh hiệu Nhà giáo Nhân dân, Nhà giáo ưu tú, Kỷ niệm chương Vì sự nghiệp giáo dục…
Nhiệm vụ về công tác Bảo vệ an ninh – trật tự
– Duy trì trật tự trị an trong khu vực Trường. Đề xuất việc xây dựng kế hoạch, tổ chức thực hiện công tác bảo vệ trật tự, phòng chống mất mát tài sản
– Trực tiếp đề xuất và trực tiếp giải quyết những công việc liên quan đến công tác an ninh trật tự, an toàn trong trường như: Quản lý, đôn đốc, nhắc nhở mọi người thực hiện các quy định hiện hành về an toàn, an ninh, trật tự. Trực tiếp quản lý tốt phương tiện giao thông khi vào, ra cổng trường.
– Quản lý cá nhân đến làm việc, lưu trú, ở lại trong khu vực trường, báo công an đăng ký tạm trú, tạm vắng kịp thời.
– Đảm bảo các ca kíp để bảo vệ thường trực 24/24 giờ; Tổ chức, thực hiện việc tuần tra, canh gác, kiểm soát người, tài sản và phương tiện ra, vào Trường theo đúng nội quy, quy định.
– Phát hiện, xử lý hoặc đề xuất xử lý các trường hợp vi phạm quy định của Trường như: gây rối, mất trật tự nơi làm việc; để điện, nước không khóa, tắt trước khi hết giờ làm việc, đưa dụng cụ vật tư ra khỏi trường khi chưa được phép.
– Đề xuất và xây dựng kế hoạch, tổ chức thực hiện công tác bảo vệ trật tự trị an, phòng chống trộm cắp tài sản công cộng và tài sản của CB-VC, sinh viên trong phạm vi Trường.
– Giải quyết vụ việc về an ninh, trật tự xảy ra trong Trường kịp thời.
– Phát hiện, ngăn ngừa, xử lý những hoạt động lưu manh, trộm cắp và những hành vi vi phạm khác xảy ra trong Trường hoặc ở ngoài lẫn trốn vào phạm vi Trường.
– Đề xuất và tổ chức, quản lý dân quân tự vệ của Trường.
– Đề xuất, thực hiện công tác phối hợp với các lực lượng có liên quan ở trong Trường và địa phương xung quanh trong công tác giữ gìn an ninh trật tự và bảo vệ an toàn nhà trường; Trực tiếp quản lý và chỉ đạo, điều hành đảm bảo an toàn về cháy nổ và phòng chống thiên tai.
– Kiểm tra, đôn đốc các đơn vị, cá nhân thực hiện công tác an ninh chính trị, trật tự xã hội và nếp sống văn minh trong cơ quan.
